Welche Software brauche ich als Zeitarbeitsfirma?

ERP und Lohnabrechnung

Das ERP-System ist das Herz einer Zeitarbeitsfirma. Hier laufen Disposition, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und meist auch die Lohnabrechnung zusammen. Weil in der Zeitarbeit Tarifverträge, Zuschläge und Equal Pay nach neun Monaten berücksichtigt werden müssen, sind branchenspezifische Lösungen verbreitet.

Auf der Gründungsseite von Liebe Zeitarbeit werden als Beispiele zvoove, TIME JOB von GEDAT, AGIL Software, Attina und GenialData genannt. Die Aufzählung ist keine Rangliste. Welche Lösung passt, hängt von Größe, Branchenschwerpunkt und vorhandenen Prozessen ab. Wer die Lohnabrechnung auslagern möchte, findet im LZ Kompass eine eigene Kategorie für Lohnabrechnung und Payroll.

Neben den Kernsystemen gibt es Werkzeuge, die einzelne Aufgaben erleichtern. Im LZ Kompass findest Du dafür eigene Kategorien, zum Beispiel für elektronische Signatur, Marketing und Vertrieb, Factoring, Recht und Compliance sowie Revision und Aktenprüfung. Gerade die elektronische Signatur spart bei Arbeitsverträgen und Überlassungsverträgen viel Zeit.

Wichtig ist, dass die Werkzeuge zusammenspielen. Je weniger Daten Du doppelt pflegen musst, desto weniger Fehler entstehen. Frag bei jedem Anbieter nach Schnittstellen zu Deinem ERP und nach Referenzen aus der Personaldienstleistung.

Bewerbermanagement und Recruiting

Ohne Bewerbermanagement fehlt Dir im Recruiting der Überblick, gerade bei Wachstum oder größeren Aufträgen. Ein ATS sammelt Bewerbungen aus allen Kanälen, strukturiert den Prozess und hilft, Bewerber schnell zu kontaktieren. Ergänzend nutzen viele Personaldienstleister Jobbörsen und Plattformen. Beides findest Du im LZ Kompass unter ATS und Plattformen sowie Jobbörsen und Recruiting.

Nicht jede Aufgabe musst Du selbst mit eigener Software abbilden. Im Podcast zum Payroll Outsourcing ging es darum, wie Personaldienstleister große Aufträge annehmen, indem sie Kostenblöcke wie die Lohnabrechnung auslagern. Ob Du selbst abrechnest oder auslagerst, hängt von Deiner Größe, Deinem Team und Deinem Wachstum ab.

Wenn Du gerade gründest, reicht für den Start meist die Kombination aus ERP, ATS und CRM. Auf der Gründungsseite von Liebe Zeitarbeit findest Du dazu weitere Antworten.

VMS und Master-Vendor

Größere Kunden steuern ihren Bedarf an Zeitarbeit oft über ein Vendor-Management-System (VMS). Dort werden Anfragen ausgeschrieben, Profile eingereicht und Einsätze abgerechnet. Bei Master-Vendor-Modellen übernimmt ein Personaldienstleister die Steuerung für den Kunden und bindet weitere Lieferanten ein.

Wenn Du mit solchen Kunden arbeitest, sollte Dein ERP die Schnittstellen unterstützen. Im Podcast wurde erklärt, was ein VMS ist, und wie der Weg vom Co-Lieferanten zum Master Vendor gelingt.

KI-Werkzeuge und Automatisierung

KI-Werkzeuge ergänzen die bestehende Software. Sie helfen bei Stellenanzeigen, Bewerberkommunikation, Gesprächszusammenfassungen und in der Disposition. Im LZ Kompass gibt es dafür die Kategorie KI und Automatisierung mit Anbietern, die konkret für die Personaldienstleistung entwickeln. Im Podcast stellten Anbieter ihre Lösungen vor, etwa für KI in der Dispo oder für Plattformlösungen, die Bewerber, Kunden und Personaldienstleister zusammenbringen.

So gehst Du bei der Auswahl vor

Ein Softwarewechsel ist machbar. In einem Podcast-Gespräch wurde beschrieben, wie ein ERP-Wechsel in acht bis zehn Wochen gelingen kann, ohne dass das Tagesgeschäft kippt.

1. Prozesse aufschreiben: Wie laufen Disposition, Recruiting, Vertrieb und Abrechnung heute?
2. Anforderungen festlegen, zum Beispiel Tarife, Schnittstellen zu VMS und Lohnabrechnung.
3. Zwei bis drei Anbieter pro Kategorie im LZ Kompass vergleichen.
4. Demos mit echten Fällen aus Deinem Alltag durchspielen.
5. Wechsel sauber planen: Datenübernahme, Schulung und Parallelbetrieb.

Unterstützung bei der Auswahl

Wenn Du unsicher bist, welche Kombination zu Dir passt, hilft ein kurzes Gespräch. Daniel Müller kennt viele Anbieter persönlich und hilft Dir in einem kostenlosen Erstgespräch über 30 Minuten, die Auswahl einzugrenzen. Die Einträge im LZ Kompass sind nach Eintragsstufe gruppiert und innerhalb jeder Stufe bei jedem Aufruf neu gemischt, damit kein Anbieter bevorzugt wird.

Der LZ Kompass ist ein kuratiertes Verzeichnis speziell für die Personaldienstleistung. Er umfasst knapp 300 Anbieter in über 20 Kategorien, von der Gründung bis zur Skalierung. Jeder Anbieter hat eine eigene Seite mit Beschreibung und Kategorien. Neue Einträge werden vor der Aufnahme geprüft, und die Zuordnung zu Kategorien wird laufend aktualisiert.

So nutzt Du den Kompass: Gib einen Anbieternamen, eine Kategorie oder ein Stichwort in die Suche ein, wähle eine Kategorie aus der Übersicht oder nutze die Schnellfilter. Für jede Kategorie gibt es eine eigene Seite mit allen passenden Anbietern.