Das Wichtigste in Kürze
- Ein Softwarewechsel in der Zeitarbeit ist kein IT-Projekt, sondern ein Unternehmensprojekt – mit Daten, Prozessen und Menschen dahinter.
- Realistisch dauert ein Wechsel zwischen vier Wochen und sechs Monaten. Bei großen, dezentralen Strukturen auch länger.
- Der größte Hebel ist nicht die Technik, sondern die Belegschaft. Wer seine Mitarbeiter nicht früh einbindet, torpediert das Projekt selbst.
- Ein Parallelbetrieb im Go-Live-Monat ist Pflicht. Die alte Software zu früh zu kündigen, ist der häufigste Fehler.
- Doppelerfassung, lange Klickwege und schlechter Support in der Lohnphase sind klare Signale, dass sich ein Wechsel lohnt.
Warum bleiben so viele bei ihrer alten Software?
Mal ehrlich: Du kennst das. Die Software nervt seit Jahren, die Klickwege sind zu lang, der Support meldet sich erst nach der Lohnphase – und trotzdem bleibt alles beim Alten. Warum eigentlich?
In Folge 878 habe ich mit Sven Friesenborg und Udo Bültel von HR for you genau darüber gesprochen. Sven hat 14 Jahre in der Zeitarbeit in Oldenburg gearbeitet, alle Hierarchiestufen bis zum Teamleiter durch, und ist seit drei Monaten als Consultant bei HR for you. Udo kennt die Branche von zwei großen ERP-Anbietern und begleitet heute das Onboarding bei neuen Kunden. Beide sagen: Das Problem ist nicht die Software, es ist die Gewöhnung. Und manchmal auch die Bequemlichkeit, sich damit auseinanderzusetzen.
In diesem Artikel bekommst Du den ehrlichen Blick auf einen Softwarewechsel in der Zeitarbeit: Was er kostet, was er bringt, wie lange er dauert – und für wen er sich nicht lohnt.
Woran Du merkst, dass Deine Software Dich bremst
Die ehrlichste Frage, die Du Dir stellen kannst: Bestimmt die Software meinen Arbeitsalltag – oder umgekehrt?
Sven bringt es im Podcast auf den Punkt: In seiner Zeit in der Zeitarbeit war die Software eher ein Zustand, mit dem man gelebt hat. Nicht Werkzeug, sondern Gewohnheit. Umständliche Klickstrecken, fehlende Automatisierung, kein CV-Parsing, kein KI-Matching, viele kleine Insellösungen. Das Ergebnis: Daten werden doppelt eingegeben, das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen dauert länger – und das in einer Branche, die ohnehin mit Fluktuation kämpft.
Dazu kommt ein Punkt, den jeder Disponent kennt: der Support in der Lohnphase. Sven sagt dazu klar:
„Wenn wir ein Ticket erstellt haben, kam die Antwort oft erst nach der Lohnphase.”
Und wenn Deine Mitarbeitenden den Lohn nicht pünktlich bekommen, wie Udo es nennt, „ist Holland in Not”. Das ist dann kein IT-Thema mehr. Das ist Dein Geschäftsmodell.
Wenn Du also merkst: Doppelerfassung ist Standard, Klickwege kosten täglich Stunden, der Support kommt zu spät, und Du vergleichst Dich mit Wettbewerbern, die sichtbar schneller sind – dann ist der Punkt gekommen, mindestens den Markt zu sondieren.
Was ein Softwarewechsel wirklich kostet – und was er einspart
Jetzt kommt der Punkt, an dem die meisten zurückzucken: der Aufwand. Doppelerfassung, Datenmigration, Schulungen, Angst vor dem Unbekannten.
Udo sagt im Podcast ganz klar: Ein Softwarewechsel ist nicht wie ein Autowechsel von VW zu BMW. Es ist ein Unternehmensprojekt. Deine Betriebsdaten liegen im System. Du bist vom Hersteller abhängig – und darauf angewiesen, dass es den Anbieter auch in fünf Jahren noch gibt, dass er investiert und am Markt bleibt. Sicherheit und Verlässlichkeit sind beim ERP-System genauso wichtig wie die Funktionalität selbst.
Dafür ist der Hebel auf der anderen Seite riesig. Sven nennt ein Beispiel, das sitzt: Eine Lohnphase, die früher eineinhalb Tage gedauert hat, läuft heute in anderthalb Stunden. Das ist nicht nur Zeitersparnis. Das ist Zeit, die Dein Personalberater in Kundenkontakt und Rekrutierung steckt. Also direkt in Umsatz.
Ich sag ganz ehrlich: Wer heute in der Zeitarbeit skalieren will, kommt um ein sauberes ERP-System nicht herum. Excel und Steuerberater reichen für den Nebenbei-Betrieb. Für professionelles Business brauchst Du ein Grundgerüst, das Prozesse abbildet, Daten einmal erfasst und Automatisierung und KI überhaupt möglich macht.
Wie lange dauert ein Softwarewechsel realistisch?
Die ehrliche Antwort von Udo: Es kommt darauf an.
Technisch ist ein neues System bei HR for you in 24 Stunden aufgesetzt. Dann beginnt aber die eigentliche Arbeit: Customizing, Workflows anpassen, Daten migrieren, Mitarbeiter schulen. Der Durchschnitt liegt zwischen vier Wochen im Best Case und drei bis sechs Monaten im Normalfall. Bei großen, niederlassungsbasierten Strukturen – vergleichbar mit einer SAP-Einführung – können es auch Jahre werden.
Was die Dauer bestimmt:
- Wie viele Abteilungen betroffen sind (nur Lohn? Oder Dispo, Vertrieb, Recruiting, Marketing?)
- Welche Daten migriert werden sollen und wie der Altanbieter mitspielt
- Wie schnell Du als Kunde Informationen und Entscheidungen lieferst
- Wie viel individuelles Customizing nötig ist
Und jetzt kommt der Punkt, den viele unterschätzen: den Go-Live-Monat planst Du nicht ohne Netz. Du brauchst mindestens einen Monat Parallelbetrieb, in dem Du im Zweifel auf die alte Software zurückgreifen kannst. Deshalb: Kündige die Altsoftware nie auf Kante genäht. Prüfe Deine Verträge, plane Puffer ein. Sonst stehst Du am 1. des Monats da und das neue System hakt noch.
Der größte Fehler: die Mitarbeiter nicht mitnehmen
Das ist der Punkt, den Udo im Gespräch dreimal betont hat – und ich bin da ganz bei ihm. Nach über 20 Jahren Branche sehe ich es immer wieder: Die Geschäftsführung entscheidet, kauft, verkündet. Und dann wundert man sich, warum das Projekt scheitert.
Udo sagt es so:
„Nehmt eure Mitarbeitenden mit auf dem Weg schon im Rahmen der Software-Auswahl.”
Der Grund ist einfach. Deine internen Mitarbeiter arbeiten den ganzen Tag mit dem Werkzeug. Sie wissen, wo es hakt, wo die Workarounds sind, wo doppelt erfasst wird. Die C-Ebene druckt Auswertungen – die Dispo lebt in der Software. Wenn Du Deine Keyuser aus Dispo, Lohnbuchhaltung, Recruiting und Vertrieb nicht in die Auswahl einbindest, passiert einer von zwei Dingen: Entweder sie boykottieren das Projekt still und sagen „die alte war besser”, oder sie fühlen sich übergangen und ziehen nicht mit. Beides killt den Wechsel.
Mein Tipp: Stell ein Team zusammen. Schau Dir zwei, drei Systeme an. Lass die Fachleute ihre Fragen stellen – die sind oft präziser als die des Chefs. Wenn das Team gemeinsam entscheidet, trägt es die Entscheidung auch. Dann steigt die Erfolgsquote laut Udo um 60 bis 70 Prozent.
Für wen sich ein Wechsel nicht lohnt
Nicht jeder sollte wechseln. Und das ist auch okay.
Sven sagt im Podcast klar: Wer sich nicht vorbereitet, soll es lassen. Wer nicht weiß, was er aktuell hat und was er erreichen will, braucht keinen neuen Anbieter – der braucht erstmal eine ehrliche Standortbestimmung. Auch wer noch zwei Jahre Vertrag mit dem alten Anbieter hat, sollte den Wechsel nicht übers Knie brechen, sondern die Zeit nutzen, um sauber zu planen.
Und wenn Du Dein Team fragst „Wie zufrieden seid Ihr?” und alle sagen „alles gut, läuft” – dann lass es. Mach die Bestandsaufnahme in einem Jahr nochmal. Das ist Udos Pro-und-Contra-Liste: Wenn drei, fünf, sieben Mitarbeitende sagen, es passt, ist der Druck nicht da. Wenn die Liste der Contras lang wird, hast Du Deine Antwort.
Eine Chance, die oft übersehen wird: Ein Wechsel ist auch eine Datenbereinigung. Tabula rasa. Alte Karteileichen raus, Prozesse neu aufsetzen, Dinge gerade ziehen, die aus der Historie entstanden sind. Nur weil Du es seit zehn Jahren so machst, muss es nicht richtig sein.
Häufige Fragen zum Softwarewechsel in der Zeitarbeit
Wie lange dauert ein Softwarewechsel in der Zeitarbeit?
Realistisch zwischen vier Wochen im Best Case und drei bis sechs Monaten im Normalfall. Bei großen, niederlassungsbasierten Strukturen auch länger. Entscheidend sind die Zahl der betroffenen Abteilungen, der Umfang der Datenmigration und wie schnell Du als Kunde Entscheidungen triffst und Informationen bereitstellst.
Was ist der häufigste Fehler beim Wechsel des ERP-Systems?
Die Mitarbeitenden nicht mitzunehmen. Wenn Keyuser aus Dispo, Lohnbuchhaltung und Recruiting nicht in die Auswahl eingebunden sind, boykottieren sie das Projekt bewusst oder unbewusst. Udo Bültel schätzt den Einfluss auf die Erfolgsquote auf 60 bis 70 Prozent. Außerdem: die alte Software zu früh kündigen und keinen Parallelbetrieb einplanen.
Muss ich meine Daten selbst migrieren?
Nein. Ein professioneller Anbieter wie HR for you hat Standardübernahmetools. Du lieferst Deine Daten aus dem Altsystem in einem lesbaren Format – Kunden, Personal, Aufträge – der neue Anbieter bereitet sie auf. Rein rechtlich muss Dir Dein Altanbieter die Daten in einem lesbaren Format bereitstellen. Spielt er mit, läuft es sauber. Spielt er nicht mit, wird es anstrengender, aber nicht unmöglich.
Kann ich die alte Software noch nutzen, während die neue läuft?
Ja, und Du solltest es. Mindestens im Go-Live-Monat sollte ein Parallelbetrieb möglich sein – zum Beispiel Lohn in beiden Systemen fahren und abgleichen. So hast Du Sicherheit, wenn im neuen System etwas hakt. Wichtig: Prüfe die Vertragslaufzeit der alten Software und plane genug Puffer ein, bevor Du kündigst.
Für wen lohnt sich ein Softwarewechsel nicht?
Für Unternehmen, die aktuell zufrieden sind und keine konkreten Pain Points benennen können. Und für alle, die den Wechsel nicht als Unternehmensprojekt sehen, sondern „mal eben” machen wollen. Wer sich nicht vorbereitet, keine Keyuser einbindet und keinen realistischen Zeitplan hat, sollte beim bestehenden System bleiben – oder erst die Hausaufgaben machen.
Fazit
Ein Softwarewechsel in der Zeitarbeit ist kein Hexenwerk, aber auch kein Nebenbei-Projekt. Er ist ein Unternehmensprojekt, das in vier Wochen bis sechs Monaten läuft – wenn Du es sauber aufsetzt. Der entscheidende Hebel ist nicht die Technik, sondern Dein Team. Nimm Deine Leute mit, prüfe Deine Verträge, plane einen Parallelbetrieb, und sei ehrlich zu Dir selbst: Was kostet mich mein aktuelles System an Zeit, Nerven und entgangenem Umsatz? Wenn die Antwort weh tut, ist der Wechsel überfällig. Wenn nicht, mach die Bestandsaufnahme in einem Jahr nochmal. Beides ist eine Entscheidung – aber eine bewusste.
Die ganze Folge hören
Du willst die vollständige Diskussion mit Sven Friesenborg und Udo Bültel? Die ganze Folge 878 „Softwarewechsel: So klappt’s” findest Du oben als YouTube-Video sowie überall, wo es Podcasts gibt: Apple Podcasts, Spotify, Amazon Music und Deezer. Reinhören, abonnieren, weitersagen – und wenn Du Fragen zum Thema Softwarewechsel hast, meldest Du Dich bei Udo oder Sven direkt.