Das Wichtigste in Kürze
- Ein ERP Softwarewechsel in der Zeitarbeit ist in acht bis zehn Wochen realistisch machbar, in Einzelfällen sogar in drei Wochen – vorausgesetzt, die Datenlage ist sauber und beide Seiten ziehen mit.
- Beim Wechsel laufen altes und neues System parallel. Zugriff auf die Altdaten für Lohn, Fakturaschluss und Prüfungen muss der alte Anbieter in der Regel über das Kündigungsdatum hinaus gewähren.
- Softlare betreut rund 100 Zeitarbeitsfirmen mit der Software SBM, arbeitet ohne Ticketsystem und gibt jedem Kunden drei feste Ansprechpartner mit Durchwahl und E-Mail.
- Dank EU Data Act hast Du einen Rechtsanspruch auf die Herausgabe Deiner Daten beim Altanbieter. In der Praxis gibt es damit kaum Probleme.
Kennst Du das? Die Software-Kündigung im Briefkasten
Du öffnest Dein Postfach und da liegt sie: die Kündigung Deines ERP-Anbieters zum 31.12. Jahresabschluss, Urlaubszeit, Lohn, Faktura – und jetzt sollst Du mal eben Deine Herz-Lungen-Maschine austauschen. Genau diese Situation erlebe ich in über 20 Jahren Branche immer wieder, und sie passiert gerade in einigen Zeitarbeitsfirmen da draußen.
Deshalb habe ich mir für Episode 882 Timo Ianniello von Softlare eingeladen. Softlare ist seit neun Jahren mit der ERP-Lösung SBM am Markt und hat vor wenigen Monaten die 100-Kunden-Marke in der Zeitarbeit geknackt. Timo kennt den Stress-Fall „schneller Wechsel” aus dem Tagesgeschäft. Was er beschreibt, ist deutlich machbarer, als die meisten Geschäftsführer in dem Moment glauben.
Wie läuft ein ERP Softwarewechsel in der Zeitarbeit konkret ab?
Der entscheidende Punkt zuerst: Altes und neues System laufen parallel. Niemand kappt am Stichtag einfach die Schnur. „Wir gucken, dass der Kunde so schnell wie möglich das System bekommt”, sagt Timo. Dann startet die Datenmigration – im besten Fall exportierst Du selbst, im Zweifel schaltet sich Softlare per Fernzugriff auf und holt die Daten gemeinsam mit Dir aus dem Altsystem.
Rechtlich hast Du ohnehin Rückendeckung: Über den EU Data Act bist Du berechtigt, Deine Daten vom Altanbieter zu bekommen. Timo sagt klar: „Ich habe noch keinen Fall erlebt, wo sich da jemand gewehrt hat.” Danach übernimmt Softlare den Import ins neue System. Für Dich bedeutet das: Du musst Dich im laufenden Betrieb nicht auch noch um die Datenaufbereitung kümmern.
Ganz wichtig für Dich als Geschäftsführer: Der alte Anbieter lässt Dich in der Regel auch nach dem Kündigungsdatum noch auf Deine Altdaten zugreifen – lesend, für Lohn, Faktura, Prüfungen. Neue Mitarbeiter oder Aufträge anlegen geht dann nicht mehr, aber abrechnen bis zum Monatsende und auf Daten für den Steuerprüfer zugreifen – das ist Standard. Alles andere wäre aus meiner Sicht einfach nicht fair.
Acht Wochen Optimum, drei Wochen Minimum – wie realistisch ist das?
Jetzt kommt der Punkt, der die meisten Geschäftsführer am meisten umtreibt: die Zeit. Timos Faustformel ist klar: „Acht Wochen wären der optimale Durchschnitt.” Das ist der Rahmen, in dem alles entspannt läuft – Datenexport, Import, Schulungen, Parallelbetrieb.
Es geht aber auch deutlich schneller. Wenn Du Dein Altsystem gut kennst, die Daten sauber exportieren kannst und für Rückfragen schnell erreichbar bist, sind drei Wochen machbar. Mal ehrlich: Das ist sportlich, aber möglich. Der Flaschenhals ist meistens nicht die neue Software, sondern die Mitwirkung aus Deinem Haus – wer liefert Stammdaten, wer prüft, wer entscheidet.
Daniels Empfehlung: Plane realistisch. Wenn Du zum 31.12. gekündigt wurdest und knapp zehn Wochen Zeit hast, ist der Jahreswechsel schaffbar. Aber nutze jede Woche, die Du planen kannst. Das Tagesgeschäft frisst in der Zeitarbeit sowieso schon genug Kapazität – da willst Du Dir nicht noch zusätzlich einen Krisenmodus aufhalsen.
Was Softlare mit SBM von anderen ERP-Anbietern unterscheidet
Softlare ist 2016 aus einer Softwarefirma heraus in die Zeitarbeit gerutscht – über frühere Kunden, die aus Office Plus und Landwehr kamen und drei Punkte immer wieder nannten: jährliche Preiserhöhungen, zäher Ticket-Support, fehlende Flexibilität. Genau an diesen drei Punkten hat Softlare seine Positionierung aufgehängt.
Preise werden nicht pauschal jedes Jahr angehoben, sondern nur, wenn Du mehr Leistung buchst. Der Support läuft nicht über Ticketsystem, sondern über drei feste Ansprechpartner pro Kunde – mit Telefon und E-Mail. „Am gleichen Tag ist auf jeden Fall eine Rückmeldung da, zu 99 Prozent der Fälle”, sagt Timo. Und beim Thema Personalisierung heißt es intern: Erst mal gucken, wie es geht, nicht warum es nicht geht.
SBM ist eine Cloud-Lösung, die als Desktop-Anwendung installiert wird – vergleichbar mit anderen modernen Zeitarbeits-ERPs. Dokumente liegen entweder auf Deinem Server oder über FTP-Hosting bei Softlare, je nachdem wie Deine Standortstruktur aussieht. Vom Einzelstandort mit zehn Mitarbeitern bis zum Mittelständler mit mehreren Niederlassungen ist Softlare technisch anpassbar – nur reine On-Premise-Installationen auf eigenem Server sind die Ausnahme.
Tarifwerk, GVP-Updates und Schulung – was Du als Kunde selbst machen musst
Ein Punkt, der mich aus meiner eigenen Zeit als Softwareanwender bis heute nervt: Tarifwerke selbst pflegen. Bei Softlare ist das anders. Als GVP-Partner hinterlegt der Anbieter neue Entgeltgruppen und Lohnänderungen zentral im System – inklusive, nicht als Zusatzmodul. Du bekommst sie informatorisch mitgeteilt und kannst Deine Mitarbeiter dann in einem Rutsch aktualisieren. Rechtlich bleibt die finale Zuordnung bei Dir, weil Softlare Deine individuellen Vereinbarungen mit einzelnen Mitarbeitern nicht kennt.
Für die Schulung Deines Teams sieht Timo ein bis zwei große Hauptschulungen vor – Mitarbeiter anlegen, Kunde anlegen, Auftragsgestaltung. Danach läuft ein zweimonatiges Onboarding mit unbegrenztem Support. „Ruf an, wenn Du eine Frage hast”, sagt Timo – dann wird per Teamviewer kurz draufgeschaut. Jemand ohne Branchenerfahrung ist nach ein bis zwei Monaten drin, erfahrene Disponenten teilweise schon nach einem Monat.
Häufige Fragen zum ERP Softwarewechsel in der Zeitarbeit
Wie lange dauert ein ERP Softwarewechsel in der Zeitarbeit?
Der optimale Zeitraum liegt laut Softlare bei acht Wochen. Realistisch machbar sind auch zehn Wochen bis Jahresende, in Ausnahmefällen sogar drei Wochen, wenn Deine Daten sauber exportierbar sind und Dein Team schnell auf Rückfragen reagieren kann. Entscheidend ist nicht die Software, sondern die Mitwirkung aus Deinem Haus.
Kann ich nach einer Software-Kündigung noch auf meine alten Daten zugreifen?
In aller Regel ja. Die meisten Anbieter lassen Dich nach dem Kündigungsdatum weiter lesend auf Deine Altdaten zugreifen – gerade für Lohn, Faktura und Prüfungen. Neue Mitarbeiter, Kunden oder Aufträge kannst Du dort nicht mehr anlegen. Zusätzlich hast Du über den EU Data Act einen Rechtsanspruch auf die Herausgabe Deiner Daten.
Was passiert mit meinen Daten beim Wechsel zu einem neuen ERP-Anbieter?
Du forderst Deine Daten beim Altanbieter an. Softlare schickt Dir einen strukturierten Setup-Link mit Beispielen und Erklärungen, wie die Daten aufbereitet sein müssen. Falls Du beim Export nicht weiterkommst, schaltet sich der Anbieter per Fernzugriff dazu und hilft. Danach spielt Softlare die Daten für Dich ins neue System ein.
Werden neue GVP-Tarifwerke und Lohnanpassungen automatisch im System hinterlegt?
Bei Softlare ja, inklusive für alle Kunden. Als GVP-Partner bekommt der Anbieter die Informationen und pflegt die neuen Entgeltgruppen zentral ins System ein. Du wirst informiert und entscheidest dann, welche Mitarbeiter wie zugeordnet werden – weil nur Du Deine individuellen Vereinbarungen kennst. Die Aktualisierung läuft gesammelt mit wenigen Klicks.
Was kostet die Zeitarbeits-Software SBM von Softlare?
Konkrete Preise nennt Softlare bewusst erst in der persönlichen Präsentation. Grundlogik: Es gibt keine pauschalen Jahrespreiserhöhungen – nur wenn Du mehr Leistung buchst. Eine kostenlose Präsentation lässt sich über die Softlare-Webseite direkt buchen. Dort siehst Du Funktionsumfang und Unterschiede und bekommst dann ein auf Deine Größe passendes Angebot.
Fazit
Ein ERP Softwarewechsel in der Zeitarbeit ist kein Hexenwerk – auch nicht in zehn Wochen zum Jahresende. Entscheidend sind drei Dinge: ein Anbieter, der die Migration für Dich übernimmt, der parallele Betrieb beider Systeme und ein alter Anbieter, der Dir fairen Zugriff auf Deine Altdaten lässt. Timos Botschaft, die ich voll unterschreibe: Respektvoller Umgang auf Augenhöhe ist in der Zeitarbeit kein Soft Skill, sondern ein harter Erfolgsfaktor – auch zwischen Dir und Deinem Softwareanbieter. Softlare mit SBM ist eine Option, die vorher vielleicht nicht auf Deinem Zettel stand. Jetzt steht sie drauf.
Die ganze Folge hören
Episode 882 „Software Wechsel in zehn Wochen: ohne Chaos” mit Timo Ianniello (Softlare) findest Du als Video auf YouTube und als Audio bei Apple Podcasts, Spotify, Amazon Music und Deezer. Hör rein, teile die Folge mit Deinem Team und abonniere Liebe Zeitarbeit, damit Du keine Episode verpasst. Schreib mir gerne in die Kommentare, welche Frage ich Timo noch hätte stellen sollen.