Wie setzen Zeitarbeitsfirmen KI sinnvoll ein und was müssen Geschäftsführer jetzt tun?

Erst Prozesse, dann Automatisierung

Entscheidend ist die Reihenfolge. Wer Chaos automatisiert, bekommt schnelleres Chaos. Deshalb beginnt jede sinnvolle KI-Einführung mit einer nüchternen Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben kosten Dein Team am meisten Zeit, wo entstehen Fehler, und welche Abläufe sind klar genug, um sie zu unterstützen?

Erst danach lohnt sich die Frage nach dem passenden Werkzeug. Im Podcast zum Payroll Outsourcing ging es genau darum: Prozesse vor der KI prüfen.

Viele Zeitarbeitsfirmen starten mit dem Werkzeug statt mit dem Problem. Dann entstehen Insellösungen, die niemand nutzt. Ein zweiter Fehler ist, das Team nicht mitzunehmen: Wenn Disponenten und Recruiter nicht verstehen, wie eine Lösung arbeitet, vertrauen sie den Ergebnissen nicht. Ein dritter Fehler ist fehlende Kontrolle, denn KI-Ergebnisse müssen geprüft werden, gerade bei Bewerbungen und Kundenangeboten.

Im Artikel mit zehn Learnings aus Wochen Praxis beschreibt Daniel Müller offen auch Fehler und Kosten. Im Podcast zu KI auf beiden Seiten der Bewerbung ging es darum, wie Personaldienstleister Betrug erkennen und die Plausibilität von Bewerbungen prüfen.

Wo KI in Zeitarbeitsfirmen heute hilft

Im Liebe Zeitarbeit VIP Club wurden solche Lösungen gemeinsam gebaut, zum Beispiel ein Vertriebsradar, das täglich neue Kundenanfragen aus Stellenanzeigen findet, eine KI-Telefonassistentin für Bewerberrückrufe, automatische Angebote mit Wiedervorlage und eine Stellenanzeigen-Maschine, die aus einer Kundenanfrage Anzeige, Social-Post und WhatsApp-Text erstellt.

• KI-gestützte Stellenanzeigen und Kandidatenansprache
• Automatisierte Bewerberkommunikation und Bewerbervorauswahl
• Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Kundenterminen sowie Angebotserstellung
• Entlastung der Disposition von wiederkehrender Schreibarbeit
• Dokumentation und Analyse von Unterlagen

Was die KI-Verordnung von Geschäftsführern verlangt

Seit der KI-Verordnung der EU gilt eine Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4: Wer KI-Systeme einsetzt, muss sicherstellen, dass die Mitarbeitenden damit umgehen können. Für Personaldienstleister gibt es dafür eine eigene Schulung bei Liebe Zeitarbeit, die KI-VO-Schulung nach Artikel 4.

Für Geschäftsführer heißt das: KI ist keine reine Technikfrage, sondern eine Führungsaufgabe. Du entscheidest, welche Werkzeuge eingesetzt werden, wer geschult wird und wie Ergebnisse geprüft werden.

Die nächsten Schritte für Geschäftsführer

Für den Start reicht oft ein Zugang zu Claude oder ChatGPT für etwa 20 € im Monat. Der größte Aufwand ist die Zeit zum Lernen.

1. Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben fressen gerade am meisten Zeit?
2. Ersten Anwendungsfall wählen, der klar abgegrenzt ist und schnell wirkt.
3. Werkzeug auswählen und im kleinen Team testen.
4. Mitarbeitende schulen und die KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-VO sicherstellen.
5. Ergebnisse prüfen und den nächsten Prozess angehen.

Methodik: So arbeitet der VIP Club

Im Liebe Zeitarbeit VIP Club gibt es jede Woche einen Live-Call, in dem gemeinsam KI-Lösungen für Vertrieb, Recruiting, Disposition und Verwaltung gebaut werden. Der Ablauf hat vier Schritte, und der 9-Stufen-KI-Fahrplan begleitet ihn als roter Faden im Hintergrund.

1. Ihr wünscht Euch ein Thema, per Umfrage in der Community.
2. Wir bauen es live im Call.
3. Du bekommst Prompt, Vorlage und Aufzeichnung.
4. Du setzt es um, die Community hilft, und auf Wunsch setzt Daniel es im 1:1-Call mit Dir um.

Lernen und Austausch: KI-Kompetenztage

Die KI-Kompetenztage sind ein Zwei-Tages-Event für KI in der Personaldienstleistung. KI-Kompetenztage: viermal ausverkauft, bisher fünf Ausgaben mit 30, 60, 100, 120 und 150 Teilnehmenden, nächste Ausgabe 2027. Werkzeuge werden live gezeigt, Teilnehmende arbeiten mit eigenen Fällen, und die rechtlichen Grundlagen der KI-Verordnung kommen ebenfalls vor. Informationen zur nächsten Ausgabe findest Du auf der Veranstaltungsseite.

Daniel Müller unterstützt Personaldienstleister bei Strategie, Toolauswahl, Pilotprojekten und Schulung, inklusive EU AI Act und KI-VO Artikel 4. Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch über 30 Minuten: Wo steht Dein Unternehmen, was frisst gerade am meisten Zeit, und wo lohnt sich der erste KI-Schritt wirklich?

Wer dauerhaft dranbleiben möchte, findet im Liebe Zeitarbeit VIP Club eine wöchentliche KI-Werkstatt. Der Start kostet drei Monate je 499 € netto, danach 79 € netto im Monat, ab dem vierten Monat monatlich kündbar. Mitglieder bekommen Aufzeichnungen mit Zusammenfassung und Präsentation, eine Prompt- und Skill-Bibliothek, Community und persönliche Umsetzungshilfe.