Das Wichtigste in Kürze
- Es trifft auch die Guten: Selbst gut geführte Personaldienstleister verlieren Bewerber an Kleinigkeiten.
- Testbewerbung am Rechner und am Smartphone, Blick von außen, Gespräch mit dem Team ohne Chef.
- Werbebudget je Kanal kennt jeder, Einstellungen je Kanal fast niemand. Eine Minute pro Bewerbung reicht für saubere Zahlen.
- 5 Prozent besser auf jeder Stufe summiert sich schnell zu einem sechsstelligen Betrag im Jahr.
Dieser Beitrag ist Ausgabe 3 von Sprachrohr Personaldienstleistung: Zeit für Klartext, meinem wöchentlichen Format auf LinkedIn. Hier kannst Du es kostenlos abonnieren.
Diese Woche war ich einen ganzen Tag bei einem Personaldienstleister in Norddeutschland. Rund 80 externe Mitarbeiter, Blue Collar, seit fast 30 Jahren am Markt. Und ich sag ganz ehrlich: Das ist eine richtig gute Firma. Digital aufgestellt, ein treues Team, ein Chef, der seit Jahrzehnten dabei ist und bei dem alles ordentlich läuft. Trotzdem sind wir am Ende des Tages mit einer langen Liste rausgegangen. Und genau darum geht es in dieser Ausgabe: Es trifft auch die Guten.
Das Problem ist selten das Budget
Die Ausgangslage kennt Ihr wahrscheinlich alle. Ein fünfstelliges Budget im Jahr für Stellenanzeigen auf den üblichen Portalen. Bewerbungen kommen rein, das Google-Profil ist gut, die Leute im Büro machen ihren Job. Und trotzdem hatte der Chef das Gefühl, dass da mehr gehen müsste. Nur woran es liegt, konnte keiner genau sagen.
Denn es gab ein Bauchgefühl, aber keine Zahlen. Niemand wusste, wie viele Einstellungen aus welchem Kanal kommen. Niemand wusste, wie schnell ein Bewerber zurückgerufen wird, wie viele man nie erreicht und wie viele zum Gespräch einfach nicht erscheinen. Das ist kein Vorwurf. Das ist in der Branche eher die Regel als die Ausnahme.
Was wir gemacht haben
Das Geheimnis ist eigentlich ganz simpel. Wir sind den Bewerbungsprozess einmal komplett so durchgegangen, wie ein Bewerber ihn erlebt. Klingt banal, macht aber im Tagesgeschäft kaum jemand. Wer jeden Tag drinsteckt, sieht die offensichtlichen Dinge irgendwann nicht mehr.
Zuerst haben wir uns alles von außen angeschaut. Website, Stellenanzeigen, Bewertungsprofile und die Auswertungen der Jobportale, so wie ein Bewerber sie sieht und so wie ein Wettbewerber sie sieht. Das hat schon vor dem eigentlichen Termin einiges an Fragen aufgeworfen.
Dann kam die Testbewerbung. Mit einem neuen Account, einmal am Rechner und einmal am Smartphone, und jeden Klick dokumentiert. Inklusive der Bestätigungsmail und der Seite, auf der man nach dem Absenden landet. Gerade dieser Teil war für alle im Raum ein echter Augenöffner.
Danach ein Tag vor Ort. Vormittags mit dem Chef: Wie läuft der Prozess wirklich, welche Zahlen gibt es, welche Verträge laufen mit den Portalen? Nachmittags mit dem Team, und zwar ohne Chef. Das war mir wichtig, weil dann frei geredet wird. Und die Leute, die jeden Tag am Telefon sitzen, wissen ganz genau, wo es hakt.
Kleinigkeiten mit großer Wirkung
Ich verrate Dir hier nicht alles, was wir gefunden haben. Aber ein paar Beispiele, damit Du ein Gefühl dafür bekommst, worum es geht:
- Die automatische Bestätigungsmail kam von einer No-Reply-Adresse, ohne Telefonnummer und ohne Ansprechpartner. Der Bewerber hat also keine Chance, sich einfach zu melden.
- Nach dem Absenden der Bewerbung landete man auf einer Portalseite, auf der direkt die Stellen vom Wettbewerb angezeigt wurden.
- Am Smartphone hat das Bewerbungsformular bestimmte Dateiformate abgelehnt. Genau da, wo heute die meisten Bewerbungen herkommen.
- Ein Jobportal hat über Monate Hunderte Klicks geliefert und null Bewerbungen. Eine Schnittstelle lief nicht sauber, und keiner hat es gemerkt.
- Auf dem teuersten Kanal war das Unternehmensprofil mit ein paar uralten Bewertungen die schlechteste Visitenkarte der Firma. Bei Google lagen gleichzeitig über hundert Top-Bewertungen.
- Ein großer Teil der Einstellungen kam von ehemaligen Mitarbeitern. Einen festen Prozess, um Ehemalige regelmäßig anzusprechen, gab es aber nicht.
Keiner dieser Punkte ist ein Drama. Aber jeder einzelne kostet Bewerber, und am Ende Mitarbeiter und Umsatz. Das Spannende war: Manches davon war dem Chef sogar bekannt. Es hatte nur nie jemand priorisiert und abgeräumt. Er sagte sinngemäß zu mir: Das ist Betriebsblindheit, ich hätte nicht mit so viel Potenzial gerechnet.
Du willst wissen, wo bei Dir solche Kleinigkeiten stecken?
Werbebudget kennt jeder, Einstellungen je Kanal fast keiner
Das ist für mich der wichtigste Punkt in dieser Ausgabe. Fast jeder Personaldienstleister weiß, was er pro Kanal für Werbung ausgibt. Wie viele Einstellungen aus welchem Kanal kommen, weiß fast niemand. Und noch seltener weiß man, wie lange die Leute aus welchem Kanal eigentlich bleiben.
Dabei ist der teuerste Kanal nicht automatisch der schlechteste. Ein Kanal kann ein Drittel der Bewerbungen bringen und die Hälfte der Einstellungen. Erst wenn Du die Zahl kennst, weißt Du, wo Du abschaltest und wo Du mehr Budget reingibst. Und Du siehst, wo Fachkräfte funktionieren und wo eher Helfer.
Deshalb haben wir direkt im Termin eine ganz einfache Tabelle aufgesetzt. Eine Minute pro Bewerbung: Aus welchem Kanal kommt sie, gab es den Erstkontakt innerhalb einer Stunde, wurde der Bewerber erreicht, gab es ein Gespräch, ist er erschienen, wurde er eingestellt und wenn nicht, warum nicht. Gestartet wurde am nächsten Tag. Mehr braucht es am Anfang nicht.
Die 5-Prozent-Rechnung
Jetzt wird es richtig interessant. Von 100 Bewerbungen werden in vielen Firmen am Ende nur eine Handvoll Leute eingestellt. Dazwischen liegen ganz viele kleine Lecks: nicht erreicht, zu spät zurückgerufen, nicht erschienen, abgesprungen.
Wenn Du jede dieser Stufen nur um 5 Prozent verbesserst, also ein paar mehr Bewerbungen, ein paar weniger Absprünge und ein paar mehr Einstellungen, dann summiert sich das. Ein Helfer bringt in vier Monaten schnell um die 19.000 Euro Umsatz. Rechne das mit ein paar zusätzlichen Einstellungen im Monat hoch, und Du bist ganz schnell bei einem sechsstelligen Betrag im Jahr. Das ist Umsatz und kein Deckungsbeitrag, das sag ich ganz bewusst dazu. Aber es zeigt, wo der Hebel wirklich liegt.
Was das bringt
Am Ende geht es nicht um eine schöne Liste. Es geht darum, dass das Team weniger Aufwand hat, der Prozess runder läuft und Bewerber zufriedener sind. Das zahlt direkt auf das Image ein, bei Kandidaten, bei Mitarbeitern und auch bei Kunden.
Je größer die Firma, desto größer der Hebel. Aber auch bei kleinen Firmen macht das ein Riesenausmaß, weil jede einzelne Einstellung zählt. Und viele Kleinigkeiten kannst Du schon am nächsten Tag abstellen, ohne einen Euro mehr auszugeben. Der Chef hat am Ende einen Satz gesagt, den ich mir gemerkt habe: Die schlimmste Antwort ist für mich, das machen wir schon seit zehn Jahren so.
Aus dem Podcast
Passend dazu habe ich mit Stefan Scheller über Recruiting im Umbruch gesprochen: KI-Bewerbungsflut, Ghosting und Pre-Boarding. Wenn Du wissen willst, warum Bewerber heute so schnell wieder weg sind, hör da unbedingt rein: alle Folgen im Podcast.
Wie Du das für Deine Firma machen kannst
Genau dieses Vorgehen biete ich jetzt als „Bestandsaufnahme Recruitingprozess“ an. Vorarbeit von außen, Testbewerbung, ein Tag bei Dir vor Ort oder online, eine schriftliche Auswertung und eine Nachbesprechung mit Deinem Team. Wer möchte, hängt danach einen Schulungstag für das Team dran, zum Beispiel auch zum Thema KI im Recruiting. Mehr dazu auf zeitarbeit-consulting.com.
Wenn Du wissen willst, wo bei Dir die Lecks sind: kostenfreies Kennenlerngespräch, 30 Minuten.
Du bist schon Kunde bei mir? Dann nimm gern direkt den 60-Minuten-Termin.
Deine Frage an mich
Wann hast Du Dich das letzte Mal selbst bei Deiner eigenen Firma beworben? Schreib es mir unter der Ausgabe auf LinkedIn in die Kommentare, gern auch ohne Namen, wenn Dir das lieber ist. Die spannendste Antwort greife ich in der nächsten Ausgabe auf.
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