Neuer Einkäufer, neuer Preis: Wie Du als Personaldienstleister auf Faktor 1,68 statt 1,95 reagierst, ohne Deine Marge und Mitarbeiter zu verlieren.
Das Wichtigste in Kürze
Stell Dir vor: Du arbeitest seit zehn Jahren mit einem Kunden zusammen. 100 Mitarbeiter im Einsatz, Faktor 1,95, eingespielte Prozesse. Dann wechselt der Einkäufer – und im Postfach liegt die Aufforderung, Dein Angebot auf 1,68 zu senken. Genau diese Situation erlebt Daniel Müller, Gründer von Liebe Zeitarbeit und seit über 20 Jahren in der Branche, derzeit wieder vermehrt bei Personaldienstleistern. Beim Klassentreffen von Edgar Schröder berichteten ihm gleich mehrere Unternehmer von identischen Fällen.
Die Logik dahinter ist simpel: Ein neuer Einkäufer will sich profilieren, sieht die Personalkosten als großen Kostenblock und holt Vergleichsangebote ein. Anbieter, die über den Preis in einen Kunden hineinwollen, liefern die Munition gleich mit. Das Ergebnis: Der Stammlieferant soll mitziehen – oder verliert 100 Mitarbeiter über Nacht.
Der Faktor ist in der Zeitarbeit der Multiplikator auf den Mitarbeiterlohn und entscheidet darüber, ob Du Lohnerhöhungen, Sozialabgaben, Krankheit, Urlaub und Marge tragen kannst. „1,68 macht im Massengeschäft keinen Spaß und ist nicht wirtschaftlich darstellbar”, bringt Daniel es auf den Punkt.
Wer trotzdem mitgeht, verliert seinen Puffer. Was passiert, wenn der Kunde schleppend zahlt? Was, wenn der nächste Tariflohn kommt? Bei 1,95 kannst Du Lohnerhöhungen über den Rahmenvertrag sauber abbilden – der Faktor bleibt, die Basis wächst mit. Bei 1,68 frisst jede Anpassung Deine Substanz auf.
Daniel erinnert an einen realen Fall aus seiner Anfangszeit als Niederlassungsleiter: Ein Kunde aus dem Raum Köln hatte 120 Mitarbeiter im Einsatz, Faktor um die 2,0. Eine Reverse-Auktion à la eBay drückte den Preis auf rund 1,68 – mutmaßlich sogar durch einen Zahlendreher des Bieters. Der Gewinner-Dienstleister hatte an dem Kunden jahrelang keine Freude mehr und meldete später Insolvenz an.
Der häufigste Denkfehler: Personaldienstleister sehen sich in der Bittstellerrolle. Dabei gilt umgekehrt genauso – wenn Du 100 Mitarbeiter aus einem Auftrag rausziehst, stehen beim Kunden die Bänder still. Egal ob Produktion, Kaufleute, Elektriker oder IT.
„Idealerweise, wenn man 10 Jahre zusammenarbeitet, möchte man auf Augenhöhe kommunizieren”, sagt Daniel. Genau diese Augenhöhe geht verloren, wenn der neue Anbieter zusätzlich anbietet, Deine Mitarbeiter zu übernehmen. Für ihn ein klarer Foulspiel-Moment: keine Recruiting-Kosten, keine Altlasten, 100 eingearbeitete Kräfte quasi geschenkt. „Das ist Erpressung”, so Daniels deutliche Einordnung.
Sein Wunsch an die Branche: mehr Rückgrat. Wer den Schneid hat, die Mitarbeiter sofort abzuziehen und woanders einzusetzen, sendet ein Signal – auch an andere Einkäufer im selben Netzwerk. Voraussetzung: gefüllte Kriegskasse, alternative Kunden in der Pipeline und schnelle Entscheidungen.
Der strukturelle Treiber des Problems ist Abhängigkeit. Wer 80, 90 oder 100 Prozent seines Umsatzes mit einem Kunden macht – klassisch bei einer On-Site-Lösung – hat keine Verhandlungsposition mehr. Daniels Faustregel: Kein Kunde sollte mehr als 25 Prozent Deines Umsatzes ausmachen, idealerweise nicht mehr als 10 bis 15 Prozent.
Wie gesund das aussehen kann, zeigt sein eigener damaliger Standort: 120 Mitarbeiter verteilt auf über 60 Kunden, der größte Kunde mit nur fünf Mitarbeitern. Ja, das ist aufwendiger – mehr Rahmenverträge, mehr Ansprechpartner, mehr Disposition. Aber es entzieht jedem Einkäufer die Drohkulisse.
Die Branchenlage verschärft den Druck: 2024 verzeichnete die Branche rund 350 Insolvenzen, für 2025 rechnet Daniel mit bis zu 500. Tafelsilber und Kriegskassen sind bei vielen aufgebraucht – ein einziger schlechter Deal kann den Kipppunkt auslösen.
Pflege mindestens drei Kontakte pro Kunde: Geschäftsführung, HR, Teamleiter und Besteller. Wenn der Einkäufer wechselt, bist Du nicht plötzlich beziehungslos. Häufig leisten genau die operativen Ansprechpartner intern Widerstand gegen radikale Preisdiktate – aber nur, wenn sie Dich kennen.
Quartalsweise prüfen: Welcher Kunde liegt über 25 Prozent? Wo gehört aktiv Vertrieb dazu? Lieber fünf Kunden mit je 20 Mitarbeitern als einer mit 100.
Wer über den Preis kommt, wird über den Preis ausgetauscht. Verkaufe Dienstleistung, Qualität der Betreuung, Reports, Verlässlichkeit. Verteidige Deinen Faktor mit Zahlen und einer offen gelegten Kalkulation – nicht mit Bauchgefühl.
Lege intern fest, unter welchen Faktor Du nicht gehst. Kommuniziere die Linie und benenne Bedingungen, unter denen Bewegung möglich wäre: Fahrdienst raus, Arbeitskleidung raus, Schulungspakete raus. „Nein sagen” gehört zum Werkzeugkasten.
Signale wie ein neuer Einkäufer, plötzlich auftauchende Wettbewerber oder verzögerte Vertragsverlängerungen sind Frühindikatoren. Starte parallel Vertrieb für alternative Kunden. Wer in der Verhandlung sagen kann „Wir haben einen Ersatzkunden mit besserem Verrechnungssatz”, verhandelt komplett anders.
Wenn der Auftrag trotzdem kippt, zählt Geschwindigkeit. Daniels Empfehlung: Übergabefristen verhandeln, Kündigungsfristen ausschöpfen, Zeit gewinnen. Ein großer Dienstleister aus der Lünendonk-Liste hat in einem 400-Mitarbeiter-Fall ein Jahr Übergangszeit mit reduzierten Konditionen ausgehandelt – in dieser Zeit kann viel passieren.
Parallel: Mitarbeiter halten, Gespräche führen, Loyalität ansprechen. Kosten geordnet runterfahren über Urlaub, Zeitkonten, Kurzarbeit, Befristungen. Weiterbildungsmaßnahmen über die Agentur für Arbeit prüfen. Und das eigene Netzwerk aktivieren – andere Personaldienstleister suchen genau jetzt Kräfte für andere Aufträge.
Der Faktor ist der Multiplikator, mit dem der Mitarbeiterlohn auf den Verrechnungssatz an den Kunden hochgerechnet wird. Bei Faktor 1,95 zahlt der Kunde das 1,95-fache des Stundenlohns. Aus dieser Differenz finanzierst Du Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit, Verwaltung und Marge. Faktoren um 1,9 bis 2,0 gelten im Massengeschäft als wirtschaftlich tragfähig.
Bei 1,68 bleibt nach Lohnnebenkosten, Krankheit, Urlaub und Overhead kaum Marge. Lohnerhöhungen, Zahlungsverzüge oder Auftragsdellen kannst Du nicht mehr abfedern. Daniel Müller bezeichnet diesen Faktor im Massengeschäft als nicht seriös darstellbar – wer dauerhaft auf diesem Niveau arbeitet, riskiert die Insolvenz.
Als Faustregel: nicht mehr als 25 Prozent des Gesamtumsatzes pro Kunde, idealerweise 10 bis 15 Prozent. Alles darüber ist Klumpenrisiko und schwächt Deine Verhandlungsposition. Bei On-Site-Lösungen mit 100 Prozent Abhängigkeit gehört Diversifikation zur Pflichtaufgabe.
Wirtschaftlich oft die schnellste Lösung, strategisch fatal. Der neue Anbieter bekommt eingearbeitete Kräfte ohne Recruiting-Kosten geschenkt und der Kunde lernt, dass der Trick funktioniert. Wer die Größe und Liquidität hat, sollte stattdessen die Mitarbeiter abziehen, anderweitig einsetzen und so Verhandlungsmacht zurückgewinnen.
2024 gab es laut Daniel Müller rund 350 Insolvenzen in der deutschen Zeitarbeitsbranche. Für 2025 rechnet er mit bis zu 500 Fällen. Treiber sind Auftragsrückgänge, schwache Marktlage und genau jene Preisspiralen, die durch aggressive Einkaufstaktiken befeuert werden.
Eine Kombination aus Diversifikation der Kundenbasis, Beziehungspflege auf mehreren Ebenen, transparenter Kalkulation, einer klaren roten Linie und einem aktiv gepflegten Vertriebsfunnel als Plan B. Wer den Erfolg vom Zufall befreit – sprich: dokumentierte, digitale Prozesse hat – ist auch personell unabhängiger.
Preisdruck in der Zeitarbeit ist kein Schicksal, sondern eine Folge struktureller Abhängigkeit und fehlender Vorbereitung. Wer Faktor 1,68 mitgeht, kauft sich kurz Umsatz und langfristig Probleme. Daniels klare Empfehlung: Diversifiziere Deine Kundenbasis, baue Beziehungen auf mehreren Ebenen auf, definiere Deine rote Linie bevor das Gespräch eskaliert – und entwickle ein Frühwarnsystem für Einkäuferwechsel. Die Branche steht unter Druck, aber genau jetzt entscheidet sich, wer in zwei Jahren noch da ist. Rückgrat, Prozesse und ein starkes Netzwerk schlagen jeden kurzfristigen Preisvorteil.
Die komplette Episode mit allen Beispielen, Tipps und Daniels persönlichen Erfahrungen aus 20+ Jahren Zeitarbeit findest Du auf YouTube sowie bei Apple Podcasts, Spotify, Amazon Music und Deezer. Such einfach nach „Liebe Zeitarbeit” – Folge 934: Preisdruck in der Zeitarbeit.