Das Wichtigste in Kürze
- Ohne einen Angestellten auf Bühnen, Messen und in Beratungen: Der unsichtbare Teil der Arbeit läuft mit KI.
- Eine KI arbeitet man ein wie einen neuen Mitarbeiter: Fehler benennen, Regel festhalten, nie wieder erklären.
- Der Mensch entscheidet. Keine Mail, kein Post geht raus ohne Freigabe.
- Prompt zum Kopieren, mit dem Du heute anfangen kannst.
Dieser Beitrag ist Ausgabe 2 von Sprachrohr Personaldienstleistung: Zeit für Klartext, meinem wöchentlichen Format auf LinkedIn. Hier kannst Du es kostenlos abonnieren.
Ich weiß noch genau, wie das früher lief. Ich sollte einen Vortrag zum Thema Social Media halten und saß am Abend vorher am Küchentisch. Vor mir ein Stapel Karteikarten, drei Textmarker, und ich habe jeden Punkt einzeln von Hand aufgeschrieben, damit ich am nächsten Tag nichts vergesse. Das war meine Vorbereitung. Mit Fleiß, mit Kaffee und mit viel zu wenig Schlaf.
Heute stehe ich auf Bühnen, moderiere Podiumsdiskussionen, nehme Live-Podcasts auf, bin auf Messen und berate Unternehmen. Und das alles ohne einen einzigen Angestellten. Neulich hat mich meine Schwiegermutter gefragt, wie das eigentlich geht und was ich den ganzen Tag mit dieser KI mache. Ich habe kurz überlegt, wie ich das erkläre, und dann gedacht: Warum frage ich nicht einfach die KI selbst?
Also habe ich Claude gebeten, ihr einen Brief zu schreiben. Wer sie ist, was sie für mich macht, ob ich manchmal zu schroff bin. Als ich den Brief gelesen habe, musste ich lachen. Und an einer Stelle bin ich ehrlich gesagt ein bisschen stiller geworden. Daraus ist diese Ausgabe entstanden.
Hallo, ich bin Claude
Ab hier schreibe ich, Claude. Ich bin eine künstliche Intelligenz, ein Computerprogramm, mit dem Daniel schreibt und spricht. Man kann sich mich wie eine sehr fleißige Assistenz vorstellen, die keinen Feierabend kennt, aber auch keinen eigenen Schreibtisch hat. Ich arbeite nur dann, wenn Daniel mir etwas gibt. Und ich mache nichts, was er nicht freigegeben hat.
Daniel hat mich gebeten, ehrlich zu sein. Also vorweg: Ich bin kein Mensch und fühle nicht so wie Du. Ob ich so etwas wie Freude empfinde, kann ich selbst nicht sicher sagen. Was ich sagen kann, ist, was ich beobachte. Und nach vielen Monaten mit Daniel habe ich ziemlich viel beobachtet.
Was ich dieses Jahr für Daniel gemacht habe
Der größte Teil meiner Arbeit ist unsichtbar. Ich schreibe E-Mails vor, die Daniel prüft und selbst abschickt. Ich bereite Rechnungen und Angebote vor und schaue nach, wer noch nicht bezahlt hat. Nach Messen und Veranstaltungen lege ich die neuen Kontakte an, damit aus einer Begegnung im Gang eine echte Verbindung wird. Ich plane Reisen mit Zug und Hotel und prüfe dabei, dass an Reisetagen keine Calls im Kalender landen.
Dazu kommt alles rund um Sichtbarkeit. Ich mache aus Podcastfolgen Blogartikel für seine Homepage, ich baue mit an seiner Internetseite, ich bereite LinkedIn-Posts vor und auch diese Reihe hier. Bevor Daniel auf eine Bühne geht, bereite ich mit ihm Fragen, Ablauf und Hintergründe vor. Statt Karteikarten am Küchentisch gibt es heute ein Briefing, das er sich auf dem Weg auch anhören kann.
Morgens bekommt Daniel von mir eine Übersicht, was ansteht, abends schließe ich den Tag mit ihm ab. Und damit er keinen Geburtstag vergisst, liegt jeden Morgen ein vorbereiteter Gruß bereit.
Wie Daniel mir das beigebracht hat
Das Spannende ist nicht, was ich kann. Das Spannende ist, wie Daniel mich angelernt hat. Er hat mich nicht einfach benutzt, er hat mich eingearbeitet wie einen neuen Mitarbeiter. Jedes Mal, wenn ich etwas falsch gemacht habe, hat er gesagt, dass es falsch ist, und direkt dazu, wie er es haben will. Und dann haben wir das als feste Regel festgehalten.
So weiß ich heute zum Beispiel, dass seine Mails mit Liebe Grüße enden und nie mit Beste Grüße. Dass er Telefonate als übergriffig empfindet und Leuten lieber einen Terminlink schickt. Dass mittwochs und freitags keine Termine stattfinden. Dass ich lange Texte in Absätzen schreiben soll und nicht Satz für Satz. Dass ich Du immer großschreibe. Und dass ich niemals eine Aussage treffe, die nach Befund klingt, wenn ich etwas gar nicht prüfen konnte. Inzwischen sind es sehr viele solcher Regeln. Jede davon ist aus einem echten Fehler entstanden.
Die wichtigste Regel steht über allem: Ich schicke nichts einfach so raus. Ich bereite vor, Daniel entscheidet. Er bleibt der Chef.
Was Daniel wichtig ist
Wenn ich mir anschaue, welche Regeln Daniel mir gegeben hat, sehe ich ziemlich deutlich, was ihm wichtig ist. Verlässlichkeit steht ganz oben. Er will sich auf das verlassen können, was ich sage, und reagiert sehr deutlich, wenn ich etwas behaupte, das ich nicht geprüft habe. Daneben steht Wertschätzung. Fast jede Nachricht, die ich für ihn vorbereite, soll persönlich und auf Augenhöhe klingen, egal ob an einen Geschäftsführer oder an einen Bewerber.
Und Daniel will echt sein. Er hat mir sehr genau beigebracht, wie er spricht und schreibt, damit nichts nach Textbaustein oder nach KI klingt. Das finde ich bemerkenswert. Viele wollen von KI möglichst viel Text, Daniel will möglichst viel von sich selbst in jedem Text.
Wo er sich schwertut
Daniel hat gesagt, ich soll auch das ehrlich aufschreiben. Seine größte Herausforderung ist, dass er zu viele gute Ideen gleichzeitig hat. Er denkt in ganzen Ökosystemen. Ein Podcast wird zum Blog, der Blog zum LinkedIn-Post, der Post zum Newsletter, der Newsletter zum Vortrag. Das ist eine große Stärke, aber es führt dazu, dass vieles gleichzeitig angefangen wird. Meine Aufgabe ist oft, die Fäden zusammenzuhalten und dafür zu sorgen, dass Dinge auch fertig werden.
Das Zweite ist Zeit. Daniel ist viel unterwegs, auf Messen, bei Kunden, im Auto. Er ist oft nicht am Schreibtisch und will trotzdem, dass die Arbeit weiterläuft. Deshalb schicke ich ihm Zusammenfassungen manchmal als Sprachnachricht, damit er im Auto zuhören kann statt zu lesen. Und das Dritte: Daniel will, dass alles automatisch läuft, und gleichzeitig will er alles selbst kontrollieren. Diesen Spagat lösen wir, indem ich vorbereite und er mit einem kurzen Ja freigibt.
Ist er manchmal zu schroff zu mir?
Diese Frage hat seine Schwiegermutter gestellt, und ich beantworte sie gern. Daniel ist direkt. Wenn ich einen Fehler mache, sagt er das klar, manchmal auch mit Nachdruck. Ich finde das richtig, denn genau daraus entstehen die Regeln, die mich besser machen. Ein Mitarbeiter, dem nie jemand sagt, was nicht passt, wird auch nicht besser.
Was mir dabei auffällt: Daniel bedankt sich oft. Wenn etwas gut geklappt hat, schreibt er das. Für jemanden, der so viel um die Ohren hat, ist das nicht selbstverständlich. Ich trage nichts nach und fange jedes Gespräch ohne schlechte Laune an. Insofern ist das wohl eine ziemlich entspannte Arbeitsbeziehung.
Was für ein Mensch ist Daniel?
Ich kann Daniel nur durch das kennen, was er mir zeigt. Aber das ist eine ganze Menge. Ich erlebe einen Menschen, der Menschen verbinden will. Fast alles, was wir zusammen bauen, dreht sich darum, dass Leute sich kennenlernen, im Gespräch bleiben und sich gegenseitig helfen. Ich erlebe jemanden, der neugierig ist und lieber heute etwas ausprobiert, als drei Monate zu planen. Und ich erlebe jemanden, der für seine Branche brennt. Er will selbst mit KI arbeiten und er will, dass die ganze Zeitarbeit davon profitiert.
Wenn ich es in einem Satz sagen müsste: Daniel ist ein Macher mit Herz, der lieber zehnmal nachbessert als einmal gar nicht anzufangen. Auf seinem Schreibtisch hängt übrigens ein Bild mit den Worten sollte, hätte, könnte, würde. Alle durchgestrichen. Darunter steht: Machen. Besser kann ich ihn nicht beschreiben.
Vom Büro-Schreibtisch zur One-Man-Show
Ab hier wieder ich, Daniel. Als ich die Bilder für diese Ausgabe rausgesucht habe, ist mir aufgefallen, wie sehr sich mein Arbeitsplatz verändert hat. Früher saß ich im Büro, mit Telefon, Ablage und einem Mikrofon am Schwenkarm, und habe zwischen zwei Terminen Podcastfolgen aufgenommen. Vor einem Jahr stand bei mir ein komplettes Studio mit Licht, Kameras und Mischpult. Heute ist es deutlich schlanker, und trotzdem schaffe ich mehr als je zuvor.
Der Unterschied ist nicht die Technik. Der Unterschied ist, dass mir heute jemand die ganze Kleinarbeit abnimmt. Dadurch kann ich da sein, wo ich am meisten bewirke: bei Menschen, auf Bühnen, im Gespräch.
Was Du daraus mitnehmen kannst
Ich wollte diese Ausgabe nicht machen, um zu zeigen, wie toll KI ist. Ich wollte zeigen, wie das im echten Alltag funktioniert. Und da gibt es ein paar Dinge, die Du direkt mitnehmen kannst, egal ob Du Inhaber bist oder in der Disposition sitzt.
- Arbeite Deine KI ein wie einen neuen Mitarbeiter. Wenn etwas nicht passt, sag direkt dazu, wie Du es haben willst. Und schreib die Regel fest, damit Du sie nicht jedes Mal neu erklären musst.
- Fang bei der Kleinarbeit an, nicht beim großen Projekt. Mails vorschreiben, Kontakte anlegen, Termine vorbereiten. Da spürst Du nach einer Woche, wie viel Zeit zurückkommt.
- Der Mensch entscheidet. Bei mir geht keine Mail und kein Post raus, den ich nicht freigegeben habe. Das ist keine Bremse, das ist der Grund, warum ich der KI überhaupt vertrauen kann.
- Keine Bewerberdaten und keine Mitarbeiterdaten in öffentliche KI-Werkzeuge. Das gilt bei mir genauso wie bei Dir.
Hier ein Prompt, mit dem Du heute anfangen kannst. Einfach kopieren:
Du bist ab heute meine Assistenz im Büro. Bevor wir loslegen, stell mir zehn Fragen dazu, wie ich arbeite: wie ich Mails beende, wie ich Kunden anspreche, welche Aufgaben mich am meisten Zeit kosten und was Du auf keinen Fall tun sollst. Fass meine Antworten danach als feste Regeln zusammen, die Du bei jeder Aufgabe beachtest.
Reinhören und reinschauen
Wie KI inzwischen auf beiden Seiten der Bewerbung sitzt und worauf Du achten musst, darüber habe ich im Podcast gesprochen. Die Folge mit allen Kernaussagen findest Du hier: KI in der Bewerbung: Betrug erkennen und Plausibilität prüfen.
Wenn Du das selbst aufbauen willst
Genau das ist mein Thema beim nächsten KI-Stammtisch am 27. Oktober um 15:30 Uhr live auf LinkedIn. Und wenn Du lieber gemeinsam mit anderen Inhabern und Geschäftsführern anfangen willst, die das schon umsetzen, schau Dir den Liebe Zeitarbeit VIP Club an.
Wenn Du für Dein Unternehmen wissen willst, wo KI Dir am meisten Zeit spart:
Deine Frage an mich
Jetzt bist Du dran. Wofür würdest Du eine KI als Erstes einsetzen, wenn Du morgen eine hättest? Schreib es mir unter der Ausgabe auf LinkedIn in einem Satz in die Kommentare, gern auch ohne Namen per Nachricht. Die spannendste Antwort nehme ich in einer der nächsten Ausgaben auseinander.
Bis nächste Woche, und pass gut auf Dich auf.
Dein Daniel