Das Wichtigste in Kürze
- Innerhalb von zwei Jahren hat die BA die vierte Fassung der fachlichen Weisung zum AÜG veröffentlicht – mit 21 Änderungspunkten gegenüber der Vorversion.
- Der Regelprüfrhythmus für unbefristete AÜG-Erlaubnisinhaber sinkt von fünf auf drei Jahre. Rund 60 Prozent aller AÜG-Lizenzen in Deutschland sind unbefristet.
- Rund 70 Prozent aller Erstanträge auf unbefristete Erlaubnis scheitern bundesweit. Nur 30 bis 35 Prozent kommen beim ersten Anlauf durch.
- Prüfteams müssen jetzt jeden potenziellen Owi-Tatbestand melden – der frühere Ermessensspielraum ist weg. Bußgelder bis 500.000 Euro sind möglich.
- Pfändungsfreigrenze liegt bei 1.589,99 Euro netto (Single) bzw. 2.189,99 Euro (mit einer Unterhaltspflicht). Unterschreitungen durch Aufrechnungen sind ein Prüfschwerpunkt.
Mal ehrlich: Wenn Du als Personaldienstleister in den letzten Monaten das Gefühl hattest, bei der BA zieht gerade jemand die Daumenschrauben an – Du hast richtig gelegen. In Episode 883 habe ich mit Edgar Schröder gesprochen, dem Berater der Zeitarbeit aus Bochum. Edgar begleitet seit Jahrzehnten AÜG-Prüfungen und hat vermutlich mehr Personalakten gesehen als jeder andere in der Branche. In diesem Beitrag bekommst Du die wichtigsten Punkte der neuen fachlichen Weisung, die aktuellen Prüfschwerpunkte und ganz konkret: was Du jetzt in Deinem Laden anfassen solltest, bevor der Brief der BA kommt.
Neue fachliche Weisung: Warum sich 2026 so viel ändert
Die fachliche Weisung ist – vereinfacht gesagt – das Pflichtenheft für die Sachbearbeiter und Prüfteams der BA. Festgelegt wird sie verbindlich vom Bundesarbeitsministerium. Edgar bringt es auf den Punkt: „Innerhalb von zwei Jahren haben wir jetzt die vierte Fassung.” 2019, Herbst 2024, Januar 2025, Oktober 2025 – und jetzt die Fassung zum 1. Juli 2026 mit noch einmal 21 geänderten Punkten.
Die aktuelle Version umfasst 113 Seiten. Das liest sich keiner mal eben zwischen Tür und Angel durch. Aber Du als Geschäftsführer oder Deine Leiterin der Lohnbuchhaltung solltet die relevanten Passagen zumindest kennen. Die Weisung ist barrierefrei auf der Website der BA zugänglich – man muss nur länger suchen.
Positiv ist der Digitalisierungsschub: Verlängerungsanträge, Erstanträge und behördliche Verwaltungsakte laufen jetzt komplett über das Online-Portal der BA. Auch die Doppelmeldung bei Standortänderungen fällt weg – es reicht die Meldung über den Datensatz Betriebsdatenpflege aus Deinem Entgeltabrechnungsprogramm.
Prüfrhythmus: Von fünf auf drei Jahre
Jetzt kommt der Punkt, der viele überraschen wird: Der Regelprüfrhythmus für Unternehmen mit unbefristeter Erlaubnis wird von fünf auf drei Jahre reduziert. Das steht so nicht in der Weisung, ist aber die klare Linie der BA.
Die Logik dahinter ist simpel. Edgar erklärt: „Wir haben in den letzten Jahren Pi mal Daumen 8.000 AÜG-Lizenzen weniger, aber die gleiche Anzahl an Prüfteams.” Weniger Lizenzen plus gleiche Manpower ergibt mehr Prüfungen pro Unternehmen. Punkt.
Parallel verschickt die BA seit Wochen ein völlig neues Auskunftsersuchen. Die Eingangsfragen zielen darauf, Karteileichen auszusortieren: Wer in drei Jahren keinen einzigen Überlassungsvertrag gemacht hat, verliert kraft Gesetzes die Erlaubnis. Rund 40 Prozent der Erlaubnisinhaber sind keine klassischen Personaldienstleister, sondern Bewachungsunternehmen, Gebäudedienstleister oder Eventagenturen mit AÜG-Lizenz als Beiwerk. Für die wird es jetzt eng.
Niederlassungsleiter wieder im Fokus
Neu – oder besser: wieder da – ist die Zuverlässigkeitsprüfung für Niederlassungsleiter. Jahrelang waren die aus dem Fragenkatalog verschwunden. Jetzt musst Du Bußgeldverfahren von Niederlassungsleitern mitteilen. Die BA definiert nicht, wer Niederlassungsleiter ist – pragmatisch: Wer so auf LinkedIn oder der Website steht, zählt.
Blackbox-Verfahren: Was auf Dich zukommt
Und jetzt kommt die Stelle, bei der viele Unternehmer schlucken. Wenn Du eine Prüfung angekündigt bekommst, musst Du eine Liste aller Zeitarbeitnehmer des laufenden und des Vorjahres einreichen – mit Name, Geburtsdatum, Tätigkeit, Eingruppierung, aktuellem und vorherigem Kunden plus Branche. Bei 1.200 Datensätzen kein Spaß.
Die große Frage: Bekommst Du vorab die Namen der Akten, die der Prüfer sehen will? Oder kommt die Blackbox?
Edgar: „Die Agentur für Arbeit in Düsseldorf arbeitet schon fast zu 90 Prozent nach dem Blackbox-Verfahren.” Heißt: Null Vorinformation. Der Prüfer greift sich vor Ort aus Deinen 800 oder 1.200 gelisteten Mitarbeitern spontan die Akten, die er sehen will. Andere Prüfteams (Nürnberg, Schleswig-Holstein) sind oft kooperativer und nennen 30 bis 40 Namen vorab. Verlassen würde ich mich darauf nicht. Stell Dich auf die Blackbox ein – wenn’s anders kommt, hast Du einen guten Tag.
Owi-Tatbestände: Der Ermessensspielraum ist weg
Einer der 21 Änderungspunkte ist der härteste. Prüfteams müssen jetzt jeden potenziellen Ordnungswidrigkeitentatbestand dem Owi-Team melden. Früher gab es Wohlwollen – ein kleiner Fehler bei der Durchschnittsberechnung konnte mit einer Korrekturabrechnung erledigt werden. Damit ist jetzt Schluss.
Der Hintergrund: Nach § 16 Abs. 1 Nr. 7a AÜG ist jede Abweichung vom Tarifvertrag ein Owi-Tatbestand – mit Bußgeldandrohung bis 500.000 Euro. Die Prüfer rechnen Durchschnittswerte für Urlaubs- und Krankheitsvergütung händisch mit dem Taschenrechner nach. Jede Prüfung. Immer.
Die Sache mit dem Divisor 65
Ein Klassiker: Die meisten Entgeltabrechnungssysteme teilen durch 65 Tage. „65 Tage ist so die Denke in allen Personalbüros branchenübergreifend”, sagt Edgar. „Nur Personalbüro Zeitarbeit Backoffice sollte nicht 65 Tage machen.” Der Manteltarifvertrag kennt nämlich auch Monate mit 64 oder 66 Tagen. Pi mal Daumen aufs Jahr passt – im einzelnen Abrechnungsmonat passt es nicht.
Dazu kommen falsch gesetzte Haken bei neuen Lohnarten, Experimentierfreude von Trainees ohne saubere Rechtevergabe oder schlichte Fehlkonfigurationen. Der Appell: Als Geschäftsführer solltest Du nicht blind davon ausgehen, dass die Software im Auslieferungszustand das macht, was die BA sehen will. Mach eine Plausibilitätsprüfung – oder lass sie machen.
Pfändungsfreigrenze: Der heimliche Prüfschwerpunkt
Was aktuell richtig weh tut: Abzüge in der Lohnabrechnung für PSA, Unterkunft oder Shuttle-Service. Kaufmännisch fühlst Du Dich im Recht – teure Schutzausrüstung kommt kaputt zurück, die Unterkunft ist verwüstet. Nur: Das Bundesarbeitsgericht hat höchstrichterlich entschieden – unter der Pfändungsfreigrenze keine Aufrechnung.
Die Zahlen, die Du kennen musst:
- Single: 1.589,99 Euro netto pro Monat
- Mit einer Unterhaltspflicht: 2.189,99 Euro netto pro Monat
Es gilt immer die Monatstabelle – auch wenn der Mitarbeiter nur zwei Wochen im Monat beschäftigt war. Die BA-Prüfer achten penibel darauf. Und auch die Zollprüfer beherrschen das Thema inzwischen.
Verlängerungsantrag: Der teuerste Fehler überhaupt
Jetzt zum vielleicht wichtigsten Punkt des Podcasts. Fünf Monate vor Ablauf bekommst Du einen Hinweis von der BA. Drei Monate vor Ablauf muss der Verlängerungsantrag drin sein – sonst gilt er als Neuantrag. Edgar hatte gerade einen Fall, da wurde das in der Betriebsorganisation liegengelassen. Niemand war zuständig.
Das Ergebnis: Keine automatische Verlängerung. Keine Abwicklungsfrist. Alle Mitarbeiter müssen sofort von den Kunden abgezogen werden. Alle Kunden müssen informiert werden, dass keine gültige AÜG-Erlaubnis mehr vorliegt. Dein Geschäftsmodell steht auf Null.
„Das wichtigste Datum neben den Geburtstagen meiner Familie ist aus Unternehmersicht das Datum der Erlaubnisurkunde”, sagt Edgar. Dem ist nichts hinzuzufügen.
Und noch eine ernüchternde Zahl: Die bundesweite Durchfallquote bei Erstanträgen auf unbefristete Erlaubnis liegt bei knapp 70 Prozent. Nur 30 bis 35 Prozent kommen beim ersten Anlauf durch. Bei der Agentur in Düsseldorf ist die Quote besonders hoch.
Häufige Fragen zur AÜG-Prüfung durch die BA
Wie oft prüft die BA Zeitarbeitsunternehmen ab 2026?
Der Regelprüfrhythmus für Unternehmen mit unbefristeter AÜG-Erlaubnis wird von fünf auf drei Jahre verkürzt. Grund ist die gesunkene Zahl von Erlaubnisinhabern bei gleichbleibender Prüfkapazität. Zusätzlich nehmen anlassbezogene Einzelfallprüfungen deutlich zu – ausgelöst durch Beschwerden von Zeitarbeitnehmern, die auf den Merkblättern der BA jetzt Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Beschwerdestellen finden.
Was ist das Blackbox-Verfahren bei einer AÜG-Prüfung?
Beim Blackbox-Verfahren bekommst Du vorab keine Namen der Akten genannt, die geprüft werden sollen. Du musst eine komplette Liste aller Zeitarbeitnehmer einreichen, und der Prüfer zieht vor Ort spontan die Akten, die er sehen will. Die Agentur Düsseldorf arbeitet laut Edgar Schröder zu rund 90 Prozent nach diesem Verfahren. Andere Prüfteams nennen vorab 30 bis 40 Namen – darauf verlassen solltest Du Dich nicht.
Welche Bußgelder drohen bei einer fehlerhaften Durchschnittsberechnung?
Jede Abweichung vom Tarifvertrag kann nach § 16 Abs. 1 Nr. 7a AÜG als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis 500.000 Euro geahndet werden. Seit der neuen Weisung müssen Prüfteams jeden potenziellen Owi-Tatbestand melden – der frühere Ermessensspielraum ist weg. Besonders kritisch sind falsche Divisoren bei Urlaubs- und Krankheitsvergütung sowie falsche Haken bei neu angelegten Lohnarten im Entgeltabrechnungssystem.
Wann muss der Verlängerungsantrag für die AÜG-Erlaubnis gestellt werden?
Der Verlängerungsantrag muss spätestens drei Monate vor Ablauf der befristeten Erlaubnis bei der BA eingehen – sonst wird er als Neuantrag behandelt. Fünf Monate vor Ablauf verschickt die BA einen Hinweis. Wird die Frist verpasst und die Erlaubnis läuft aus, gibt es keine Abwicklungsfrist. Alle Mitarbeiter müssen sofort von den Kunden abgezogen und sämtliche Kunden informiert werden.
Welche Pfändungsfreigrenzen muss ich bei Lohnabzügen beachten?
Für einen Single liegt die pfändungsfreie Grenze bei 1.589,99 Euro netto pro Monat, mit einer unterhaltspflichtigen Person bei 2.189,99 Euro netto. Es gilt immer die Monatstabelle, auch bei anteiliger Beschäftigung. Abzüge für PSA, Unterkunft oder Shuttle-Service dürfen den Nettobetrag nicht unter diese Grenzen drücken. Das Bundesarbeitsgericht hat das höchstrichterlich festgezurrt – und BA-Prüfer wie Zollprüfer achten penibel darauf.
Was passiert, wenn ich die AÜG-Erlaubnis drei Jahre nicht nutze?
Wenn Du drei Jahre lang keinen einzigen Überlassungsvertrag ausfertigst, erlischt die AÜG-Erlaubnis kraft Gesetzes. Das trifft vor allem Unternehmen, die Personaldienstleistung nicht als Kerngeschäft betreiben – etwa Bewachungs- oder Gebäudedienstleister mit AÜG-Lizenz als Beiwerk. Die neuen Eingangsfragen im Auskunftsersuchen der BA zielen genau darauf ab, solche Karteileichen aus dem Register zu holen.
Fazit
Die Luft wird dünner. Mehr Prüfungen, kürzere Intervalle, weniger Ermessensspielraum und eine BA, die konsequent nach Kennzahlen arbeitet. Für Dich als Personaldienstleister heißt das: Compliance ist keine Fleißaufgabe mehr, sondern Überlebensfrage. Besonders wenn Du die unbefristete Erlaubnis noch nicht hast, musst Du perfekte Performance liefern – 70 Prozent Durchfallquote beim ersten Anlauf sprechen eine klare Sprache. Edgars Appell teile ich zu 100 Prozent: Lieber jetzt in Ruhe die Durchschnittsberechnung, die Pfändungsgrenzen und die Fristen für den Verlängerungsantrag abklopfen, als später in der hektischen Nachbereitung einer Prüfung hinterherzurennen.
Die ganze Folge hören
Die vollständige Episode mit Edgar Schröder findest Du als Video auf YouTube (oben im Beitrag eingebunden) sowie als Podcast bei Apple Podcasts, Spotify, Amazon Music und Deezer. Edgar erzählt dort noch deutlich tiefer über Fehlzeitendokumentation, Abmahnungspraxis, digitale Personalakten und die unterschiedlichen Herangehensweisen der Prüfteams in Nürnberg, Düsseldorf und Schleswig-Holstein. Am 24. November veranstaltet sein Team zudem ein Präsenzseminar in Würzburg zur behördlichen Prüfungspraxis.
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