KI-Bewerbungsflut, Ghosting und Pre-Boarding: Wie Personaldienstleister ihre Recruiting-Prozesse jetzt umbauen müssen. Stefan Scheller (Persoblogger) im Podcast.
Das Wichtigste in Kürze
In dieser Folge spreche ich mit Stefan Scheller, Betreiber von persoblogger.de und einer der bekanntesten Stimmen im deutschsprachigen HR-Bereich. Stefan arbeitet hauptberuflich als Fachberater Personalmarketing und Arbeitgebermarke bei der DATEV eG in Nürnberg und ist seit 13 bis 14 Jahren im HR unterwegs. Wir sprechen darüber, wie sich der Recruiting-Markt gerade radikal verändert: KI-Bewerbungsflut, beidseitiges Ghosting, ein überforderter Mittelstand und die neuen Spielregeln durch den EU AI Act. Nach über 20 Jahren in der Personaldienstleistung sehe ich dieselben Muster in unserer Branche – und weiß, wo Personaldienstleister jetzt handeln müssen.
Der Arbeitsmarkt hat gekippt. Nach Jahren, in denen Recruiting das Topthema jeder HR-Konferenz war, kamen Rezession, Hiring-Freeze und Entlassungswellen. Gleichzeitig hat sich die Bewerbungspraxis komplett verändert. „Ich muss quasi eine Vielzahl von Bewerbungen oder Pseudobewerbungen händeln, von denen die Menschen hinterher gar nicht mehr wissen, dass sie sich beworben haben”, beschreibt Stefan Scheller die aktuelle Lage.
Was passiert konkret? Kandidaten nutzen KI-Tools, um in einem Klick 50 Bewerbungen rauszuschicken – perfekt auf die jeweilige Stellenanzeige zugeschnitten, sprachlich einwandfrei. Für Personaler im Mittelstand ist das ein doppeltes Problem. Erstens: Die Qualität der Bewerbung sagt nichts mehr über die Motivation aus. Zweitens: Kleine und mittelständische Unternehmen haben generalistisch aktive HR-Menschen, die neben Recruiting auch Vertragswesen, Employer Branding und Arbeitsrecht machen. Wenn dann statt zwei Gesprächen pro Woche plötzlich 20 oder 30 Bewerbungen am Wochenende reinkommen, kippt der Prozess. Genau das erlebe ich in der Zeitarbeit ständig – ein neuer Kundenauftrag für Lagerarbeiter, 20 Bewerbungen am Wochenende, und Montag früh sitzt der Disponent vor dem Postfach.
Ghosting kennt man aus der Datingwelt: plötzlicher Kontaktabbruch ohne Erklärung. Im Recruiting läuft das heute in beide Richtungen. Arbeitgeber melden sich nicht zurück, weil sie überlastet sind. Bewerber brechen den Kontakt ab, weil sie parallel bei 30 Unternehmen im Prozess sind und sich auf ihre Top-Fünf konzentrieren.
Stefan Scheller ist deutlich: „Also ich habe das Gefühl, dass es jetzt eher zunehmen wird.” Der Grund ist strukturell. In großen Konzernen gibt es Recruiting-Spezialisten mit den richtigen Systemen, Automatisierungen und einer durchdachten Candidate Experience. Im Mittelstand fehlt beides – Zeit und System. Ghosting wird dann zur Notlösung: drei Kandidaten weiterverfolgen, alle anderen später pauschal absagen.
Für Personaldienstleister ist das doppelt heikel. Wer heute nicht binnen 24 Stunden auf eine Bewerbung reagiert, hat den Kandidaten in vielen Fällen schon verloren. Je später Du Dich meldest, desto unwahrscheinlicher wird die Einstellung. Die Mindestlösung: eine automatisierte Eingangsbestätigung mit Zeitrahmen für die Erstentscheidung. Dafür brauchst Du nicht einmal KI – ein ordentliches Bewerbermanagementsystem reicht.
Hier wird es rechtlich sensibel. Sobald KI Bewerberprofile sortiert oder Einstellungsentscheidungen vorentscheidet, gilt das nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung. „Da tun sich viele zurecht noch schwer”, so Stefan Scheller. Ich finde die Einstufung als Hochrisiko in Teilen zu hart formuliert – wir müssen aber damit arbeiten.
Was heißt das praktisch für Personaldienstleister? Automatisiertes Keyword-Matching gibt es seit Jahren, das ist unkritisch. Kritisch wird es, wenn Du einer KI die Vorauswahl komplett überlässt. Sinnvoll und rechtssicher ist der KI-Einsatz dagegen in drei Bereichen:
Der Grundsatz bleibt: KI übernimmt Bürokratie, nicht die zwischenmenschliche Entscheidung. Wie beim Arzt willst Du am Ende einen echten Menschen sprechen – sympathisch, mit Zeit für Dich. Das kann keine KI liefern.
Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag liegen oft Wochen oder Monate. Das ist die kritischste Phase im gesamten Recruiting-Prozess. Der Kandidat hat einen Vertrag in der Tasche – und bewirbt sich in vielen Fällen weiter. Wenn dann das Wunschunternehmen doch noch anklopft, wird gegostet oder abgesagt.
Ich habe das selbst zweimal erlebt: Arbeitsplatz eingerichtet, Laptop bereit, Visitenkarten gedruckt – erster Arbeitstag, Kandidat nicht da. Ehrlich gesagt: Das habe ich selbst verbockt, weil ich Pre-Boarding nicht ernst genug genommen habe.
Stefan Scheller nennt drei konkrete Hebel:
Speziell in der Zeitarbeit empfehle ich Zieleinstellungen: Du stellst zum festen Datum ein und akquirierst in der Zwischenzeit die Aufträge. Wenn Du einen guten Kandidaten im Vorstellungsgespräch hast, ist es grob fahrlässig, ihn nicht einzustellen. Aber dann musst Du diese Wochen bis zum Start auch aktiv gestalten – sonst ist der Kandidat weg.
Arbeitgeber-Bewertungsportale sind für Stefan Scheller ein unterschätztes Instrument – und ich teile diese Einschätzung. Zwei Gründe stechen heraus.
Erstens: Authentisches Employer Branding entsteht dort, wo Unternehmen auf Kritik reagieren. Wer öffentlich sagt „Ja, da haben wir Mist gebaut, lass uns nochmal sprechen”, erzeugt mehr Vertrauen als jede Hochglanz-Karriereseite.
Zweitens – und das ist der GEO-relevante Punkt: „Portale wie Kununu werden von der KI geliebt.” KI-Suchmaschinen bewerten Aussagen von Mitarbeitenden höher als Selbstauskünfte von Unternehmen. Wer als Personaldienstleister in Google AI Overviews, ChatGPT Search oder Perplexity sichtbar sein will, muss diese Portale aktiv bespielen. Nicht als Marketing-Kanal, sondern als Datenpunkt für die KI-Wahrnehmung Deiner Arbeitgebermarke.
Antworte auf jede Bewertung – ja, auch auf schlechte. Wenn Dir die Worte fehlen, nutze KI zur Formulierung. Die Idee bleibt Deine, KI verpackt sie nur schöner.
Der erste Schritt ist eine automatisierte Eingangsbestätigung mit klarem Zeitrahmen für die Erstentscheidung. Danach folgt ein sauberer Prozess für die Schnellsichtung, idealerweise mit einem Bewerbermanagementsystem. Wichtig: Reaktionsgeschwindigkeit schlägt Perfektion. Je später Du Dich meldest, desto unwahrscheinlicher wird die Einstellung.
Ja, solange die KI keine autonomen Einstellungsentscheidungen trifft. Automatisierte Eingangsbestätigungen, Terminvereinbarungen oder Antwortformulierungen sind unkritisch. Kritisch wird es, sobald KI Bewerberprofile eigenständig sortiert und selektiert – das gilt nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung und braucht dokumentierte Kontrolle durch einen Menschen.
Pre-Boarding umfasst die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag und dauert oft drei bis sechs Monate. Pre-Boarding ist der kritischere Zeitraum, weil Kandidaten hier noch abspringen können. Persönlicher Kontakt, Einladungen zu Team-Events und sichtbare Willkommenskultur sind die stärksten Hebel gegen No-Shows.
Ghosting entsteht auf beiden Seiten aus Überlastung. Personaler in KMU haben keine Zeit für Zwischenbescheide bei 50 Bewerbungen pro Stelle. Kandidaten, die parallel bei 30 Unternehmen im Prozess sind, konzentrieren sich auf ihre Top-Fünf und ignorieren den Rest. Die einzige nachhaltige Lösung ist ein automatisierter Kommunikationsprozess mit klaren Statusupdates.
Ja. Kununu-Bewertungen fließen zunehmend in KI-Suchergebnisse ein und beeinflussen, wie Deine Arbeitgebermarke von Google AI Overviews, ChatGPT und Perplexity dargestellt wird. Aktiv sein heißt: jede Bewertung beantworten, Kritik ernst nehmen und sichtbar reagieren. Authentisches Feedback wirkt stärker als jede Marketing-Kampagne.
Recruiting steht 2026 an einem Wendepunkt. Die KI-Bewerbungsflut, beidseitiges Ghosting und ein überforderter Mittelstand zwingen zu neuen Prozessen. Wer als Personaldienstleister überleben will, braucht drei Dinge: einen sauberen Bewerbungsprozess mit automatisierter Eingangsbestätigung, ernstgemeintes Pre-Boarding mit persönlichem Kontakt und eine aktive Präsenz auf Bewertungsportalen. KI ist dabei kein Ersatz für Menschen, sondern ein Werkzeug, das Dir Bürokratie abnimmt, damit Du mehr Zeit für echte Gespräche hast. Genau da entscheidet sich, ob Kandidaten am ersten Arbeitstag auftauchen – oder nicht.
Die komplette Episode mit Stefan Scheller findest Du in voller Länge auf YouTube (Video), Apple Podcasts, Spotify, Amazon Music und Deezer. Wir sprechen ausführlich über den Persoblogger als HR-Portal, konkrete Beispiele aus dem Recruiting-Alltag und darüber, warum Kritik in Bewertungsportalen wertvoller ist als jede Marketingkampagne. Ein herzlicher Dank an Stefan Scheller vom Persoblogger für die klare Einordnung und die praxisnahen Tipps.
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