27.000 Euro Recruiting-Budget – und keiner weiß, welcher Kanal wirklich einstellt. So misst Du Deine KPI und stoppst den Blindflug. Jetzt anpacken.
Das Wichtigste in Kürze
Mal ehrlich: Wenn ich Dich jetzt frage, welcher Recruiting-Kanal Dir im letzten Monat wie viele Einstellungen gebracht hat – hättest Du eine Zahl? Oder eher ein Bauchgefühl? Genau darum geht es heute. Ich hatte gerade einen Beratungsfall auf dem Tisch: Mittelständler in der Zeitarbeit, 75 externe Mitarbeiter, sechs interne, drei Millionen Umsatz, ISO-zertifiziert, absolute Profis. Und trotzdem – 27.000 Euro Recruiting-Budget im Jahr und keine einzige Kennzahl. Blindflug mit Autopilot. Ich zeige Dir in dieser Folge, welche KPI Du ab morgen messen solltest und warum das für Deine Marge entscheidend ist.
Ich sag ganz ehrlich: Das Problem ist die Regel, nicht die Ausnahme. Bei besagtem Kunden lag der Fall so: rund 250 Euro für ein Bewerbermanagement-Tool, ungefähr 1.500 Euro pro Monat für Indeed-Kampagnen, über 500 Euro für Kleinanzeigen, dazu noch Facebook und Instagram – mal mit Budget, mal ohne. In Summe rund 2.300 Euro pro Monat, also grob 27.000 Euro im Jahr. Und niemand im Team konnte sagen, welcher Kanal wirklich eine Einstellung liefert.
Warum ist das so verbreitet? Das Tagesgeschäft frisst Dich auf. Disponenten haben keine Zeit und ehrlich gesagt auch keine Lust, jeden Kandidaten sauber zu tracken. Kenne ich aus meiner eigenen Zeit als Unternehmer – ich habe damals 21.000 Euro in eine Online-Marketing-Masterclass gesteckt und trotzdem waren die Zahlen für mich lange böhmische Dörfer. Der Punkt ist: Solange Du nur guckst „es kommt ja was rein”, verbrennst Du systematisch Geld. Und irgendwann knallt es – dann schaust Du in den Rückspiegel und siehst, was Du an Kohle unnütz ausgegeben hast.
Kommen wir zum Kern. Du brauchst nicht 20 KPI, Du brauchst fünf, die sitzen.
Frag jeden Kandidaten beim ersten Telefonat: „Wie haben Sie den Weg zu uns gefunden?” Nicht erst im Vorstellungsgespräch, denn dann weiß es keiner mehr. Am Telefon liegt eine Strichliste – Indeed, Homepage, Stepstone, Kleinanzeigen, Meta, Empfehlung, Zeitung. Haken dran, fertig. Wenn Deine Software ein Feld dafür hat: umso besser. Wenn nicht: Excel reicht.
Rechne ich Dir vor: 1.470 Euro Indeed-Budget geteilt durch 20 Bewerbungen macht 73 Euro pro Bewerbung. 540 Euro Kleinanzeigen geteilt durch 15 Bewerbungen macht 36 Euro. Erste Zahl, die Dich handlungsfähig macht. Aber Achtung: Der billigere Kanal ist nicht automatisch der bessere. Erst mit den nächsten drei KPI wird das Bild komplett.
Wie schnell meldet sich Dein Team beim Kandidaten? Gerade im Blue-Collar-Bereich gilt: Je später Du anrufst, desto niedriger Deine Einstellungsquote. Mit jeder Stunde sinkt die Wahrscheinlichkeit. Da gebe ich Dir Brief und Siegel drauf. Die Helferinnen und Helfer gehen heute nicht mehr zu drei Vorstellungsgesprächen – die nehmen den ersten Vertrag, der auf dem Tisch liegt.
Wie viele der eingeladenen Kandidaten kommen wirklich zum Termin? Wenn ein Kanal viele Bewerbungen liefert, aber niemand erscheint, ist es Dein teuerster Kanal – nicht Dein günstigster.
Cost per Hire. Wen hast Du am Ende wirklich eingestellt? Studien taxieren die Kosten pro Einstellung in Deutschland im Schnitt auf mehrere tausend Euro. Erst hier siehst Du, ob ein Kanal wirklich funktioniert. Alles davor ist Vorstufe.
Und jetzt kommt der Punkt, an dem die meisten scheitern. Du kannst die schönste Vorgabe machen – wenn Du nicht nachhältst, bist Du ein zahnloser Tiger. Deine Leute denken: „Der Chef hat wieder irgendeine wilde Idee, in vier Wochen fragt eh keiner mehr nach.” Und ehrlich gesagt: Sie haben recht.
Deshalb: Nimm Dein Team mit. Erklär das Warum. Nicht weil Du Dich rechtfertigen musst, sondern weil die Akzeptanz höher ist, wenn die Leute den Grund kennen. Sag es klar: „Ich will nicht Euch kontrollieren, ich will schlechte Kanäle abschalten und Budget dahin schieben, wo es wirkt.” Leg eine Regel fest – jede Woche werden die Zahlen geliefert, einmal im Monat setzt Ihr Euch zusammen. Und dann halt es nach. Wiedervorlage, Agenda, Konsequenz. Sonst ist der ganze Aufwand für die Katz.
Ein wichtiger Nebenpunkt: Deine Leute müssen ehrlich eintragen dürfen. Wenn plötzlich alle „eine Stunde bis Rückruf” ins System schreiben, weil sie Angst haben, hast Du zwar schöne Zahlen – aber Du verbesserst nichts. Das Betriebsklima muss stimmen, sonst wird Dir jeder eine hübsche Excel liefern und keiner davon spiegelt die Realität.
Hast Du die Daten drei, vier Wochen, kannst Du umschichten. Weg von Kanälen, die zwar Bewerbungen bringen, aber keine Einstellungen. Rein in die, die liefern. Und dann wieder messen: Hat mehr Budget auch mehr Kandidaten gebracht? Oder gibt es einen Sättigungspunkt? Bei Indeed erlebe ich das oft – 50 Prozent mehr Budget, aber nur 30 Prozent mehr Kandidaten. Dann bin ich am Hörer und frage: „Hallo, was läuft hier?” Ohne Zahlen führst Du dieses Gespräch nie.
„Wer nicht misst, liegt aller Wahrscheinlichkeit weit rüber”, sage ich meinen Kunden. Meine Erfahrung aus über 20 Jahren Branche: Wer anfängt zu messen, spart schnell einen vierstelligen Betrag pro Monat – aufs Jahr gerechnet ein fünfstelliger Betrag. Oder Du bekommst bei gleichem Budget doppelt so viele Kandidaten. Beides ist Geld, das direkt in Deine Marge fließt.
Und noch ein Tipp aus der Praxis: Tausch Dich mit anderen Personaldienstlern aus. Im Liebe Zeitarbeit VIP Club sitzen wir jede Woche zusammen und vergleichen genau solche Zahlen. Der eine misst schon, der andere wird motiviert damit anzufangen. Netzwerk schlägt Alleingang – immer.
Die fünf wichtigsten sind: Bewerberquelle pro Kandidat, Kosten je Bewerbung, Zeit bis Erstkontakt, No-Show-Rate und Einstellungen je Kanal (Cost per Hire). Für Fortgeschrittene kommen Time to Fill und Frühfluktuation dazu – also wer nach der Probezeit noch da ist. Diese Kennzahlen reichen, um Dein Werbebudget faktenbasiert zu steuern.
Ganz simpel: Strichliste am Telefonarbeitsplatz. Beim ersten Kontakt fragst Du „Wie haben Sie den Weg zu uns gefunden?” und machst einen Haken bei Indeed, Kleinanzeigen, Homepage, Meta, Empfehlung. Am Ende der Woche wird die Liste in Excel übertragen. Wichtig ist, dass wirklich jeder Mitarbeiter mitmacht – sonst sind die Zahlen wertlos.
Der Fall aus der Folge – 75 externe, sechs interne Mitarbeiter, drei Millionen Umsatz – liegt bei rund 27.000 Euro im Jahr, also etwa 2.300 Euro pro Monat für Bewerbermanagement-Tool, Indeed, Kleinanzeigen und Social Media. Das ist eine übliche Größenordnung. Entscheidend ist nicht die Summe, sondern ob Du weißt, welcher Anteil davon wirklich einstellt.
Weil Helferinnen und Helfer heute nicht mehr auf drei Angebote warten. Sie nehmen den ersten Vertrag, der auf dem Tisch liegt. Mit jeder Stunde, die Du später anrufst, sinkt die Einstellungswahrscheinlichkeit messbar. Wer innerhalb einer Stunde reagiert, gewinnt – wer erst nach zwei Tagen anruft, telefoniert einem Kandidaten hinterher, der längst woanders angefangen hat.
Ja. Ein Voice Agent kann Bewerber sofort zurückrufen, Interesse prüfen, Verfügbarkeit klären und einen Termin vereinbaren – ohne Vorurteile, ohne müde Disponenten am Freitagnachmittag. Der Mensch übernimmt dann das qualifizierte Zweitgespräch. Deine Leute lieben das, weil sie nur noch mit vorselektierten, echten Interessenten sprechen. KI ersetzt nicht das persönliche Gespräch, aber sie sichert die schnelle Reaktion.
Kenne Deine Zahlen – oder verbrenne weiter Geld. So einfach ist die Wahrheit. Mit einer Excel und einer sauberen Abfrage beim Erstkontakt kannst Du ab morgen anfangen. Nächsten Monat hast Du erste Daten, im übernächsten Vergleichswerte. Und dann triffst Du Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Bauchgefühl. Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt – heute kann genau dieser Schritt sein. Miss, halt nach, erklär Deinem Team das Warum. Dann sparst Du entweder Geld oder Du bekommst mehr Kandidaten fürs gleiche Budget. Beides bringt Dich weiter.
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